برگزاری دومین کارگاه آموزشی بهبود سیستم‌ها

دومین جلسه کارگاه آموزشی تکنیک‌ها و فنون بهبود سیستم‌ها و روش‌ها توسط دکتر فرهاد رجبی، با هدف ارتقای سطح مدیران سازمان در زمینه مفاهیم، رویکردها، مدل‌ها و روش‌های بهبود سیستم‌ها و روش‌ها در سالن جلسات سازمان پژوهش و برنامه‌ریزی آموزشی برگزار شد.

به گزارش روابط عمومی سازمان پژوهش و برنامه‌ریزی آموزشی، در این جلسه به فرآیند بهبود سیستم پرداخته شد. مهم‌ترین اتفاق سازمانی تغییر از ساختار عمودی به ساختار افقی است. در این رابطه چارت سازمانی برای بهبود باید از الگوی وظیفه محور باید به الگوی خروجی محور، خدمات محور یا فرآیندی تغییر کند.

در دنیای جدید نیازمندی‌ها را به چهار دسته تقسیم می‌کنند. نیازمندی‌های مشتری (customer needs)، نیازمندی‌های قانونی (legal needs)، نیازمندی‌های سازمانی (organizational needs) و نیازهای اجتماعی (social needs). اگر نیازها را براساس نیاز قانونی درست تعریف کنیم هیچ سازمانی نمی‌تواند از طریق خلاف فعالیت کند.

سه دسته فرآیند در بهبود سیستم سازمانی وجود دارد: فرآیند اصلی، فرآیندهای پشتیبان، فرآیندهای رهبری. مجموعه اینها ورودی را تبدیل به خروجی می‌کنند.

تفکر سیستمی را جلسه گذشته صحبت شد که می‌خواهیم در این جلسه آن را روی کاغذ بیاوریم و در سازمان پیاده کنیم. تنها روش پیاده سازی تفکر سیستمی استفاده از روش فرآیندی است.

رویکرد فرآیندی مدل اجرایی تفکر سیستمی است. هر مدلی که برای سازمان می‌خواهیم استفاده کنیم از روش‌های دقیق حرفه‌ای استفاده می‌کند. یعنی اول تشخیص می‌دهد مشکل کجاست بعد برای بهبود مدل ارائه می‌دهد.

دو رویکرد برای بهبود داریم: یکی بهبود مستمر و دیگری بهبود یکباره. نقطه مشترک هردو این است که به قله غایی برسیم. در بهبود یکباره جهش اولیه وجود دارد اما مدت زمانی نیاز داریم برای سازگار شدن و مجدداً نیاز دارد به جهش برای رسیدن به نقطه مطلوب. اما در رویکر مستمر گام‌های پایدار کوتاه برداشته می‌شود.

سطوح سازمانی نسبت به سهم وظیفه یعنی اینکه بهبود یکباره در سطح بالای سازمان اتفاق می‌افتد و مدیران ارشد درگیر آن خواهند بود. بهبود مستمر تقریباً در تمام سطوح سازمان اتفاق می‌افتد. نگهداری وضع موجود در سطوح پایین سازمان خواهد بود. زمانی که می‌خواهید فرآیندهای بهبود را کلید بزنید بهترین شکل این است که مسئولیت‌ها را به حد استاندارد رسانده باشید این مسئولیت‌های سطح استاندارد در لایه عملیات اتفاق می‌افتد یعنی مدیران سطح عملیاتی وضعیت موجود را به ثبات نسبی رسانده باشند. در بحث بهبود مستمر همه بدنه سازمان را درگیر بهبود مستمر کنید. مانند مدیریت مشارکتی، نظام پیشنهادها و غیره.

جلسه سوم کارگاه آموزشی تکنیک‌ها و فنون بهبود سیستم‌ها و روش‌ها روز یکشنبه 1399/4/22ساعت 9 صبح انجام خواهد شد.