ارسال شده توسط مدیر سایت در .
بايگاني و آرشيو اسناد در سازمان ها يكي از امور حياتي و الزامي است كه روند دسترسي به اين اسناد را در هر زمان براي كارمندان و مديران سازمان تسهيل مي نمايد .از جانب ديگر وجود بايگاني دقيق و مرتب در سازمان، پيگيري هاي بعدي سازمانها و شركتهاي مخاطب هر سازمان و ارباب رجوع را آسان مي نمايد.
در بايگاني سنتي اسناد سازمان، با در نظر گرفتن موضوع اسناد در كلاسه هاي بايگاني مربوطه و در پوشه ها و زونكن هاي مربوط به آن موضوع قرار مي گرفتند .كه البته اين موضوع ها و پوشه هاي مربوطه از قبل ايجاد شده بودند .نحوه چينش و قرار گيري زونكن هاي بايگاني در قفسه هاي بايگاني اصطﻼحاً ساختار بايگاني ناميده مي شود، كه در هر سازمان بنابر روال كاري آن سازمان متفاوت است.
زير سيستم بايگاني اتوماسيون اداري در راستاي اهداف الكترونيكي كردن گردش مكاتبات سازمان و paperlessشدن راه اندازي گرديده ، تا هم اسناد پرسنلي سازمان و هم مكاتبات سازمان را به صورت الكترونيكي بايگاني و آرشيو نمايد.
مزایای الکترونیکی کردن اسناد (آرشيو الكترونیك)
-عدم از بین رفتن و آسیب اسناد در حین گردش کار
-امكان سازمان‌دهی و دسته‌بندی پرونده‌هاو مدیریت بر نحوه نگهداری و دسترسی اسناد
-امکان نگهداری نسخه های پشتیبان از اسناد و مدارک
-امكان نگهداری از ميليون‌ها سند و پرونده بصورت الكترونيكی
-امكان تعريف انواع پرونده‌ها نظير اداری، فنی و مهندسی، پرسنلی، مالی و انواع دلخواه
-اعمال انواع متنوع طبقه بندی اسناد بر مبنای نیاز سازمان
-اعمال انواع متنوع گروه بندی پروندها و اسناد
-امکان ذخیره سازی انواع پرونده ها و اسناد در قالب اسناد الکترونیکی
-سهولت کار با نرم افزار از جهت سادگی ارتباط با کاربران،جستجو پیشرفته و دسترسی سریع و آسان به اوراق و اسناد بایگانی شده
-امكان مديريت نسخه‌های فيزيكی و برنامه‌ريزی چرخه امحای اسناد
-امكان استفاده صدها كاربر بطور همزمان تحت شبكه و تحت اينترنت از یک پرونده
-امكان تعريف و اعمال قوانين حفاظتی و امنيتی و جلوگيری از هرگونه دسترسی غيرمجاز
-امكان گردش اسناد در سازمان به كمك كارتابل الكترونيكی واحد
نظر دهید